签署进口货物购销协议书指引及注意事项
进口设备物资的采购，采购结果公告后一个月内，按下列步骤完成进口货物购销协议书（以下简称协议书）的签署：
步骤1.用户与供应商根据网上竞价结果或招标结果草拟协议书。（协议书原则上应使用学校发布的合同范本（下载地址：http://sbc.sysu.edu.cn/）；如用户有特殊要求改变合同范本的条款，必须在采购前提出申请。相关程序参考附件。）
步骤2.用户将草拟的协议书用邮件方式报设备与实验室管理处采购管理科审核，接收邮箱：jkhtgl@mail.sysu.edu.cn
步骤3.设备与实验室管理处三个工作日内通过邮件反馈初审意见至用户邮箱，用户对修改后的协议书予以确认。
步骤4.用户确认后将协议书交供应商先行在协议书“乙方”处签字盖章；
步骤5.供应商签字盖章后，采购项目经费负责人，或者采购单位负责人在协议书“甲方用户单位负责人”处签字确认。
步骤6.用户将供应商签字盖章及用户签字后的协议书及相关材料一并交到设备与实验室管理处采购管理科（广州校区南校园415栋321室）：
（1）对分散采购（网上竞价）须提交材料：
供应商已签字盖章及用户已签字的协议书(含附件，一式六份，均为原件)；
中文产品彩页及简介（一式两份，均为原件）；
加盖公司印章的营业执照副本复印件（一式一份）；
供应商法人代表授权书（一式一份）；
附属医院用户承诺书（格式见范本合同最后一页。一式六份，由用户签字、附属医院设备管理部门负责人签字、附属医院院长签字并加盖医院印章后提交）（仅对附属医院用户适用）。
（2）对统一采购须提交材料：
供应商已签字盖章及用户已签字的协议书(含附件，一式六份，均为原件)；
中文产品彩页及简介（一式两份，均为原件）；
附属医院用户承诺书（格式见范本合同最后一页。一式六份，由用户签字、附属医院设备管理部门负责人签字、附属医院院长签字并加盖医院印章后提交）（仅对附属医院用户适用）。
步骤7.设备与实验室管理处审核上述材料完整性，审核通过后在设备与实验管理处综合科签章并加盖学校设备采购合同专用章。用户经办人取走三份（其中用户两份，交供应商一份），设备与实验室管理处留三份（两份办免税，一份存档）。
协议书签署注意事项
协议书合同范本第11页“甲方用户单位负责人”处签字由用户经费项目负责人签字；“委托代理人”处由设备与实验室管理处负责人签字。
协议书合同范本第12页（协议书附件一）“配置清单”由甲、乙双方确认清单代表签字。其中“甲方确认清单代表签名”由用户指定代表签字。
协议书合同范本第13页（协议书附件二）“异地清关风险提示及承诺书”，如果“目的口岸”栏目填写为“其他”，则甲、乙双方必须在该承诺书上签字和盖章；如果“目的口岸”栏目填写为“广州机场”，则甲、乙双方均不签字和盖章。其中“甲方用户代表签名”由用户指定代表签字。
协议书合同范本第14页（协议书附件三）“承诺函”中，保修公司，销售公司均须盖章并签署日期（如果保修公司和销售公司为同一家，则只需该公司盖章并签署日期）；如果保修公司为国外公司（无公章），则必须由该外国公司负责人签字扫描后附在每份协议书承诺函后。
产品彩页及简介为供应商自行制作的彩色打印版，需加盖设备生产商或者外贸合同卖方骑缝章，并由用户在每一页签名。
用户领取加盖学校设备采购合同专用章的协议书后，请务必妥善保管，后续办理付款手续时需提交协议书原件。
协议书签署后3日内，用户通过邮箱(jkmssb@mail.sysu.edu.cn)向学校外贸代理公司（中大进出口公司）提交“科教用品免税申请表” ，详细说明进口科教用品的具体课题/课程、科研用途、功能与原理。（申请表下载地址：http://sbc.sysu.edu.cn/）。
附：拟使用非合同范本或变更合同范本条款的审批流程
1. 拟通过网上竞价方式采购：
（1）在网上竞价系统注册的供应商必须全部响应合同范本的条款，学校不接受任何对合同范本条款更改的申请；
（2）用户通过自报价申报的采购项目（仅接受不在网上竞价系统注册的供应商的报价），仅可变更涉及“付款方式”的条款。可直接在网上竞价系统上填写付款方式。
2. 拟通过招标采购方式采购，用户需要在招标采购前将非范本合同通过OA报设备与实验室管理处，经设备与实验室管理处初审并转发展规划办公室政策法规处审定后，作为招标文件之一用于招标采购。